Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Versiyon 2.0
Son güncelleme tarihi: 23.06.2023

1.1. Politikanın Amacı ve Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ("Politika"), Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi ("EGM") Kanun'a uyumluluğunun sağlanmasını ve EGM tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır. 

Politika, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde EGM tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, EGM tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, EGM’nin işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

EGM çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, işbu Politika’nın kapsamında olmayıp, Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca düzenlenmektedir.

Politika’da kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.

2.1. Veri Sahipleri

Politika kapsamındaki veri sahipleri, EGM tarafından kişisel verileri işlenmekte olan ve EGM çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:

Veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.

2.2. Kişisel Veri Kategorileri

EGM tarafından aşağıdaki kategorize edilmiş kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

2.3. Faaliyetler Bazında İşlenen Kişisel Veriler ve Kişisel Veri İşleme Amaçları

Aşağıda listelenen faaliyetler kapsamındaki kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, EGM tarafından Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir

3.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

EGM tarafından kişisel veriler, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

• Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; EGM, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.
• Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; EGM tarafından işlenen kişisel verilerin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
• Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; EGM, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.
• Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; EGM tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.
• Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; EGM tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

3.2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

EGM tarafından kişisel veriler, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:

• Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1'inci başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, EGM tarafından veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.
• Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde EGM tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda EGM, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, EGM tarafından, rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
• Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile EGM arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
• Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda EGM, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
• Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak EGM tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, EGM zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, EGM ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla EGM tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde EGM öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

EGM, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir. EGM bu verileri ancak veri sahibinin açık rıza vermesi halinde işleyebilmektedir.

EGM, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurt içinde veya yurt dışına aktarabilmektedir.

• Kişisel verilerin yurt içinde üçüncü kişilere aktarımında kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla EGM tarafından aktarılabilmektedir.
• Kişisel verilerin yurt dışında üçüncü kişilere aktarımında,
  
  
  • Bireysel emeklilik aracılarına ilişkin E-Beas sınavı ve EGM Sınav Merkezi,
  • E-Haber Kayıt İşlemleri,
  • Kamu Kurum ve Kuruluş çalışanlarının yurt dışı seyahat organizasyonu
    faaliyetleri kapsamındaki kişisel veriler gerekli özen gösterilerek, gerekli güvenlik tedbirleri ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemler alınarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin açık rızası alınarak EGM tarafından yurt dışına aktarılmaktadır.

Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde EGM, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:

EGM, sağlanan kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem vermektedir. Bu doğrultuda, kişisel verilere yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için Kurul tarafından açıklanan gerekli idari ve teknik önlemlerde alınmaktadır.

Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir. İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla EGM tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;

• Kişisel verilerin işlenme amacı için Politika’nın 2.3'üncü bölümü incelenmelidir.
• Kişisel verilerin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için Politika’nın 4'üncü bölümü incelenmelidir.
• Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin şartlar için Politika’nın 3.2'nci ve 3.3'üncü bölümüne bakılmalıdır.
• Veri sahibi, Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip bulunmaktadır. 
1. Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
   Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğrama hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sıralanan haklara yönelik başvurular, Emeklilik Gözetim Merkezi Anonim Şirketi Veri Sahibi Başvuru Formu doldurularak EGM’ye iletebilir. Talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurular ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre ücret talep edilebilecektir.

EGM, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte EGM, gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.

EGM tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır.

Kişisel verilerin doğrudan veri sahibinden elde edilmemesi halinde; EGM tarafından
(1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
(2) kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,
(3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada
veri sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.

Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından re’sen veya veri sahibinin talebi üzerine EGM, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç̧ teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş̧ kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Aşağıda sayılan durumlarda EGM tarafından veri sahiplerine aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve veri sahipleri, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:

• Kişisel veri islemenin suç̧ islenmesinin önlenmesi veya suç̧ soruşturması için gerekli olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş̧ kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri islemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

Politika, EGM tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.
EGM, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel versiyonuna EGM’nin web sitesi egm.org.tr'den erişilebilir.